Clôture périodique des pièces commerciales
Dans le cadre de la conformité "logiciels de caisse" (article 105 de la Loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018), OBooLo 3.2.0 introduit des opérations de clôtures qui affectent les opérations autorisées sur les factures, acomptes, avoirs et reçus.
Opérations de clôtures périodiques
Une clôture permet de figer l'état des pièces commerciales, et d'enregistrer les informations de ces pièces dans un journal, qui permet d'assurer la non altération des données.
Les clôtures doivent être effectuées périodiquement. Une clôture annuelle est obligatoire, mais en fonction de votre activité vous pouvez ou devrez clôturer chaque trimestre ou chaque mois.
Les opérations effectuées à chaque clôture sont les suivantes :
- Les documents PDF de ces pièces sont re-générés, et ce même s’ils existaient déjà dans le système.
- Les pièces commerciales sont verrouillées : toute modification sera impossible.
- Les paiements des pièces équilibrées (net à payer = total des paiements) sont verrouillés, il ne sera plus possible d’en ajouter.
- Pour les pièces non équilibrées, il est possible de saisir des paiements, jusqu’à la prochaine clôture.
- Les informations liées à chaque pièce concernée par la clôture sont enregistrées dans une liste des clôtures, ainsi que dans un journal de clôture, qui peuvent être affichés, imprimés et exportés depuis OBooLo.
Les opérations de clôtures sont accessibles uniquement aux administrateur, à partir du module Administration, puis Données paramétrables, puis Gérer la clôture des pièces commerciales dans la catégorie Pièces commerciales.
Création d'une clôture
La création d'une nouvelle clôture se fait en 5 étapes :
- Cliquer sur Ajouter une clôture
- Sélectionner une date de clôture, puis cliquer sur Analyser
- L'analyse des éléments qui seront affectés par la clôture, ainsi que les erreurs trouvées, le cas échéant, sont affichés. Ces informations doivent être revues avant la validation.
- Saisir un commentaire de clôture, optionnel mais fortement conseillé pour identifier la clôture (par exemple "Exercice 2014"), puis cliquer sur Valider.
- Un écran de validation rappelle les opérations effectuées par la clôture, ainsi que la date saisie. Cliquer sur Valider la clôture pour démarrer le processus.
Attention :
- Les opérations de clôtures sont totalement irréversibles. Il est important de vérifier la totalité des informations affichées avant de lancer une clôture.
- Le temps nécessaire au traitement dépends du nombre de pièces à traiter, et peut être très long (plusieurs dizaines de minutes).
Journal des clôtures
Ce journal, toujours affiché dans la page de gestion des clôtures, donne la liste des clôtures effectuées.
La signification des champs est la suivante:
- Nb théo. : nombre théorique de pièces traitées dans la clôture. Il s'agit du nombre de pièces traitées lors des opérations de la clôture.
- Nb réel : nombre réel de pièces liées à cette clôture. Pour être valide, ces deux nombres théoriques et réels doivent être égaux.
- Totaux : sommes des montants HT, TTC, TVA et paiements des pièces affectées par la clôture.
- L. info : nombre de lignes d'informations stockées dans le journal de la clôture.
- Journal : ce bouton permet d'afficher le journal de la clôture.
Journal d'une clôture
Toutes les opérations effectuées pour une clôture sont stockées dans un journal spécifique. Ce journal est affiché en-dessous de la liste des clôtures, en cliquant sur l'un des boutons Journal.
La signification des champs est la suivante :
- ID : identification de chaque ligne dans le journal. Les ID doivent toujours être contigus, sinon la clôture est invalide.
- Pièce : identifiant interne de la pièce commerciale liée à la ligne (0 si pas de pièce liée).
- Référence : référence (numéro) de la pièce commerciale liée à la ligne (vide si pas de pièce liée).
- Nv : niveau du message (0: information, 1: traitement normal d'une pièce, 2: anomalie ou erreur).
- Message : information sur le traitement effectué.